Понятие о документе, корреспонденции и делопроизводстве. Унификация и стандартизация документов. Система документации.

    Дисциплина: Экономика
    Тип работы: Реферат
    Тема: Понятие о документе, корреспонденции и делопроизводстве. Унификация и стандартизация документов. Система документации.

    Делопроизводство (традиционное определение) – сфера деятельности связанная с обработкой информации.

    Делопроизводство (соврем.) – это отрасль деятельности связанное с организацией работы с официальными документами.

    РАЗДЕЛ 1

    Понятие о документе, корреспонденции и делопроизводстве. Унификация и стандартизация документов. Система документации.

    План:

    1.1.

    понятие о документе.

    1.2.

    виды документов.

    1.3.

    функции документов. Системы документации.

    1.4.

    правила оформления управленческих документов. Понятие «реквизиты» документов.

    1.1.

    Документ – зафиксированное на материальном носителе информации с реквизитами,

    позволяющими её идентифицировать (различить).

    Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.

    Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

    Документирование регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.

    Создание

    документов может осуществляться на естественном или искусственном языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке

    создаются текстовые документы. При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях.

    Средства документирования – орудие используемые человеком для создания документов:

    простые средства (ручки, карандаши)

    механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, фоно кино и видео техника)

    средства автоматизации (компьютерная техника).

    В зависимости от используемых средств документации различают способы документирования (кино фото фоно документирование, электронное и текстовое документирование).

    Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих

    правил придает юридическую силу создаваемым документам.

    Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его оформление.

    Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности комплексов документов.

    Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).

    Современные требования к оформлению организационной распорядительной делопроизводства (ОРД) зафиксированные в гос.госте (ГОСТ Р6.30-97). Государственным стандартом

    установлен не только состав реквизитов (29) но и зоны и последовательность их размещение на документе.

    Формуляр – совокупность реквизитов документов и схема их рассположения на документе.

    Наличие формуляра установленного в гос.стандарте обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного предприятия,

    так и

    в стране в целом. В обществе документ является основным носителем управленческой, статистической, научной, технической, и иной социально-значимой

    информации.

    Документы - носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от

    других источниках

    информации (книг, газет, журналов) содержащих переработанную вторичную информацию.

    Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

    безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья

    технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой продукцией

    экономии всех видов ресурсов.

    Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны обьединены в единую государственную систему стандартизацию – иерархически организованную систему классификации и самих

    ГОСТов.

    В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат

    на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию

    унифицированных систем документации (УСД).

    УДС – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной

    деятельности.

    В основе создания УСД лежит метод унификация – установление единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при решении

    однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической с социальной информации, обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку

    данных.

    Государственная система документированного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил устанавливающих единые требования в документации

    управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.

    Основная цель ГСДОУ упорядочивание документа оборота организации сокращения количества и повышение

    количества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора., обработки и анализа

    информации.

    Основные положения ГСДОУ охватывают

    вопросы документирования управленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами.

    Различают следующие виды документов:

    По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и средства передачи документов (письмо, телеграмма)).

    По происхождению (служебные и личные документы).

    По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).

    По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные, временные).

    По месту составления (внутренние и внешние).

    По наименованию (проказы, указы, отчеты).

    По стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы).

    1.3.

    в социальном плане любой документ

    полифункционален, т.е. выполняет множество функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности.

    Среди функций документа выделяются общие и специфические.

    ОБЩИЕ ФУНКЦИИ:

    информационная (любой документ создается для сохранения информации т.к. необходимость зафиксировать информацию – причина появления документов)

    социальная (документ является социально-значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью)

    камунифактивная (документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры в частности между учреждениями)

    культурная (документ – средство закрепления и передачи культурных традиций).

    СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ:

    управленческая (документ является инструментом управления. Этой функцией наделены так называемые управленческие документы специально создаваемые для реализации целей

    управления)

    правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе)

    функция исторического источника (документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества).

    1.3.

    Системы документации – совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности единых требований к оформлению.

    Управленческие документы соста...

    Забрать файл

    Похожие материалы:


ПИШЕМ УНИКАЛЬНЫЕ РАБОТЫ
Заказывайте напрямую у исполнителя!


© 2006-2016 Все права защищены