Организация работы секретаря
Дисциплина: ЭкономикаТип работы: Курсовая
Тема: Организация работы секретаря
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ ПО НАУКЕ, ВЫСШЕЙ ШКОЛЕ
И ТЕХНИЧЕСКОЙ ПОЛИТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Факультет управления
Кафедра документоведения
и организациия делопроиз-
водства
КУРСОВАЯ РАБОТА
по делопроизводству
Тема: \"Организация работы секретаря\"
студентки 3 курса
заочного отделения
Москва, 1993 г.
- 2 -
В В Е Д Е Н И Е
Достижение науки и техники, бурное развитие научнотех-
воздействующие на всю сферу человечес-
кой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования уп-
повышения качества и
эффективности управленческого труда.
является одной из важнейших сторон
от того, как работает руково-
дитель, зависит эффективность работы подчиненных. В понятие
организа-
вать труд подчиненных, коммуникабельность, готовность прис-
его отношения к риску и ошибкам,
На стиль руководителя в от-
дельной степени влияет работа его секретаря.
Можно без приувеличения сказать, что качество и эффек-
многом определяется
умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязаннос-
освободить руководителя от нерациональной затраты вре-
мени на выполнение технически функций.
секретарь является координирующим цент-
ром конкретного структурного подразделения, что на практике
означает полную осведомленность о местонахождении лиц свое-
подго-
особенно
необходимо для оперативного выполнения срочного задания ру-
ководства определенным должностным лицам закрепленного под-
разделения.
Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в
компетенцию своего руководителя, однако она непосредственно
здесь
как энергичность, само-
доброжелатель-
ность, чувство справедливости, наряду с личным обоянием иг-
звеном
Секретарь предс-
учреждениями, и
по ней зачастую судят как о ее руководителе, так и о ее ор-
ганизации.
- 3 -
Механизация и автоматизация управленческого труда тре-
ква-
технологии конторского
труда, делопроизводства.
Одним из путей обеспечения высокой эффективности рабо-
ра-
работы такой массовой категории вспомагательных сотрудников
отметить
как правило, подготовка секретаря
машинопись и т.п. Вопросы же рациональной ор-
ас-
Необходимые
длительной
практической работы методом \"проб и ошибок\".
микроэлектроники, компьютеров
мощных средств автоматизиро-
высоко
современных
поз-
воляют некоторым специалистам ставить вопрос о перспективах
создания электронной конторы будущего .
таком уровне развития техники уже не
психологи-
и техника способна решить
все проблемы, обеспечить высокоэффективный труд руководите-
ля и секретаря.
Конечно же, нет. Эффективно с помощью современной тех-
автоматизации информационных
поддаются
Значительно труднее формализовать процессы и
связи в сфере принятия управленческих решений, хотя и здесь
попытки использования достижений современ-
управленческой
деятельности все еще велика роль интуитивных, волевых реше-
сфере
оказывают и психологические аспекты взаимоотно-
Предпринимаются попытки перестройки организа-
структуры ряда фирм США с использованием подхода к
управленческому труду, как к процессу обработки информации.
- 4 -
С помощью создания автоматизированных центров обработки ин-
формации на ЭВМ пытались добиться сокращения числа служащих
труда в сфере управления.
неу-
для руководителей высшего и среднего звена
под-
готовки и обработки информации. В результате были вынуждены
вернуться к прежним организационным структурам.
является
основанный на совместном использовании
рациональной организации
труда и человеческих взаимоотношений в сфере управления.
- 5 -
ГЛАВА 1. РАЦИОНАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ
ВРЕМЕНИ И РАБОТЫ
главное от второстепенного в ра-
боте часто отсутствует у многих руководителей. Это приводит
к тому, что сотрудники, а также другие службы бывают перег-
ружены потоком неудобоваримой информации.
решают путем выявления смысла
вместо того,
чтобы в соответствии с логикой поступать наоборот.
Главное в любом деле можно найти только обладая крите-
то есть умение определять различные по зна-
общие, часные. Поэтому необходимо выработать в
себе способность как можно быстрее и точнее это сделать.
Большинство людей путают проблемы с затруднениями. Под
\"Должно\" и \"Есть\",
между планируемым и действительным.
Существуеют три варианта решения проблемы:
1. \"Должно\" - требование, которое невозможно выполнить
то, что до сих пор предс-
тавляло собой \"Есть\", превращается \"Должно\".
2. За счет энергичной деятельности происходит сокраще-
как
\"Должно\" реально достижимо.
3. Компромисс для сближения \"Должно\" и \"Есть\".
1.1. Рациональная организация работы
секретаря
Порядок расположения документов:
1. Входящая корреспонденция: материалы, которые посту-
пают в секритариат.
2. Текущая обработка: материалы, которые уже отработа-
ны или должны быть скоро закончены.
из
группы документов должны быть собраны в
папки или обложки.
Исходящие документы необходимо разделить на:
пределы
- 6 -
в) документы, предназначенные для подшивки в дела.
Текущую работу следует разделить на:
1. Срочную - к исполнению сегодня (материалы для теле-
фонных переговоров должны находится отдельно).
что
относится к определенному делу, в одну папку или обложку.
сроки выполнения работы и приема посе-
делами
так, чтобы и руководитель, и его помощник, и другие сотруд-
быть
составлен и положен в отдельную папку.
отделение
В нем может лежать только
то, чем пользуются особенно часто. Время от времени необхо-
все ли документы часто бывают нужны в нас-
тоящее время. Если этого вовремя не делается, то накаплива-
которых
на
Проверку лучше выполнять в свободное от основ-
не
перепутать.
- 7 -
ГЛАВА 2. НЕПОСРЕДСТВЕННОЕ ОБЛЕГЧЕНИЕ
РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ
2.1. Назначение графика
а) Своевременное выполнение очередных задач.
собственных сильных и слабых сторон.
в) Лучшее использование собственного времени.
г) Экономный труд.
д) Повышение производительности труда.
2.2. Разделение ответственности за соблюдение сроков
В работе многих руководителй встречаются элементы имп-
ровизации, но не всегда они могут наладить необходимое пла-
Поэтому секретарь должен последователь-
воспитывать у
руководителя чувство потребности в планировании времени, по
Не следует прини-
мать распоряжений руководителя, не добившись ответа на воп-
к какому сроку они должны быть выполнены. Тогда руко-
рациональнее
чтобы секретарь оставила их в
покое.
Многочисленные совещания оказываются бесполезными, так
выполнение
задания и к какому сроку его необходимо выполнить. Как пра-
вило говорят: \"Срочно\" или \"В ближайшее время\". А насколько
или в какое ближайшее время - часто не уточняют, за
все ошибки платит секретарь.
Поэтому секретарь должен заботиться о календаре-памят-
ке своего руководителя. Многие руководители подчас забывают
и поэтому секретарь обязана думать
но и за руководителя, быть так называе-
мым \"опекуном\".
- 8 -
ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА
СЕКРЕТАРЯ
Организация рабочего места секретаря с учетом требова-
ний научной организации труда...