Секретарь (Доклад)

    Дисциплина: Экономика
    Тип работы: Доклад
    Тема: Секретарь (Доклад)

    План
    Немного из истории.
    Возможности секретаря-референта.
    2.1.
    Основные функции секретаря.
    2.2.
    Современные требования.
    2.3.
    Классификация секретарей.
    2.4.
    Обязанности.
    Вывод
    1. Немного из истории.
    Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. Потом из секретарей выделились нотариусы.
    А сами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно превратились в делопроизводителей. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины. И только в
    конце 18 века появились женщины-секретари.
    Возможности секретаря-референта.
    Секретарь – это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто
    отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.
    Секретарь должен быть всегда в «форме» : тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения.,уметь спокойно , без
    растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар чувствовать «нюансы»
    дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и
    в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства,
    осуществляет запись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и
    так далее.
    Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и
    оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.
    Основные функции секретаря.
    Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в
    соответствии с основными функциями секретаря:
    знания,
    необходимые для эффективного участия в информационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как
    персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);
    знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями ; заниями правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и
    ее сотрудников;
    знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения
    они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при
    планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.
    Современные требования.
    Чтобы
    отвечать современным требованиям, секретарь должен обладать следующими качествами:
    иметь профессиональный имидж;
    хорошо владеть речью и письмом;
    обладать хорошей памятью;
    хорошо ориентироваться во времени;
    содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;
    уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;
    осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;
    быть энергичным, проявлять инициативу;
    быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;
    поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;
    контролировать финансы офиса;
    быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых
    вопросах фирмы.
    Классификация секретарей.
    Есть несколько позиций, которые занимают секретари:
    RECEPTIONIST –
    девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное
    требование – умение держаться и аккуратность.
    На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.
    Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность
    OFFICE MENEGER
    , который занимается организацией офиса.
    Самая же высокая должность –
    PERSONAL SEKRETARY
    – помощник генерального директора или президента. В этом случае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так и на английских языках,
    сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только
    исполнителем, но и
    инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры…
    Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает
    различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы,
    в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.
    Обязанности.
    Без особого рода знаний,
    умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:
    учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;
    оформление
    (в том числе печатание) и рассылка
    подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями
    оформление протоколов рассылок выписок из них;
    анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;
    подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам;
    прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;
    организация приемов посетителей;
    прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и
    во внутренний архив фирмы.
    Кроме работы с документами
    в обязанности секретаря включаются
    функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:
    техническое обеспечение работы руководителя;
    подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний;
    организация приема работников и посетителей;
    телефонное обслуживание;
    подготовка командировок;
    организация презентаций и специальных приемов гостей;
    стенографирование;
    контроль за праздничными и юбилейными датами;
    обработка почты;
    машинописные работы;
    сбор деловой информации
    сбор материалов для докладов и речей руководителя;
    ведение табеля учета рабочего времени и т.д.
    Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи с чем
    уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности
    и ...

    Забрать файл

    Похожие материалы:


ПИШЕМ УНИКАЛЬНЫЕ РАБОТЫ
Заказывайте напрямую у исполнителя!


© 2006-2016 Все права защищены